Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Element Offices verwerkt, waarom we dat doen, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. Ze geldt voor bezoekers van onze websites, contactpersonen, mensen die een offerte of bezichtiging aanvragen, huurders van fysieke en virtuele kantoorruimte, de medewerkers van huurders voor zover we hun gegevens verwerken voor de dienstverlening aan de huurder, en sollicitanten die via onze website reageren.

1. Wie is verantwoordelijk?

Element Offices B.V.
Winthontlaan 200, 3526 KV Utrecht
KvK-nummer 60225823
E-mail: legal@elementoffices.nl
Telefoon: 030 750 88 88

Element Offices B.V. en de vennootschappen binnen de Element-groep die onze locaties exploiteren, zijn samen verantwoordelijk voor de gegevens die we verwerken via onze websites, het ledenportaal, het huurdersportaal en de huurders-app, en bij het gebruik van onze fysieke en virtuele kantoorlocaties. Welke vennootschap jouw locatie exploiteert, staat in je overeenkomst. Voor al je vragen over privacy kun je terecht bij legal@elementoffices.nl.

2. Welke gegevens verwerken we, waarvoor en op welke grondslag?

Doel	Gegevens	Grondslag	Bewaartermijn
Contact, offerte- en bezichtigingsaanvragen (formulier, e-mail, telefoon, chat)	Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste locatie en dienst, je bericht	Uitvoering van (de voorbereiding van) een overeenkomst	2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst volgt
Sluiten en uitvoeren van huur-, membership- en virtueel-kantoorovereenkomsten	Naam, bedrijfs- en factuurgegevens, KvK-nummer, contactgegevens, gegevens van gebruikers en medewerkers, contract- en boekingsgegevens	Uitvoering van een overeenkomst	2 jaar na het einde van de overeenkomst
Account voor het ledenportaal, het huurdersportaal en de huurders-app (boeken, toegang, community)	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, account- en boekingsgegevens	Uitvoering van een overeenkomst	1 jaar na het sluiten van je account
Berichten via de huurders-app (pushmeldingen en WhatsApp)	Naam, telefoonnummer, apparaat- en accountgegevens	Functionele berichten (zoals een boekings- of betaalbevestiging): uitvoering van een overeenkomst. Informatieve en commerciële berichten aan klanten: soft opt-in (art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet); je kunt je altijd afmelden	Zolang je account actief is, of tot je je afmeldt
Facturatie, betalingen, incasso en aanmaningen	Naam, bedrijfs- en factuurgegevens, betaalgegevens, factuur- en betaalhistorie	Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke (fiscale) verplichting; bij aanmaningen ook gerechtvaardigd belang	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Cliëntenonderzoek op grond van de Wwft (bij virtueel kantoor en vestigingsadres)	Zie paragraaf 3	Wettelijke verplichting; voor biometrische verificatie je uitdrukkelijke toestemming	5 jaar na het einde van de zakelijke relatie
Vragen beantwoorden via Elle, onze AI-assistent (chat op de website en telefoon)	Je vragen en de antwoorden (gespreksverslag), bij telefoon ook de spraakopname en je telefoonnummer; naam, e-mailadres en locatievoorkeur als je die zelf geeft	Gerechtvaardigd belang (snel antwoord, ook buiten kantoortijd), of uitvoering van een overeenkomst. De chat start pas na toestemming via de cookiebanner	30 dagen; vraag je om contact, dan bewaren we een samenvatting als contactaanvraag (zie hierboven)
Opnemen van telefoongesprekken met onze medewerkers	Spraakopname, je telefoonnummer, datum en tijd van het gesprek	Gerechtvaardigd belang (kwaliteit van onze dienstverlening en training van medewerkers)	30 dagen
Nieuwsbrief en commerciële berichten	Naam, e-mailadres, bedrijf, interesses	Toestemming, of soft opt-in voor bestaande klanten (art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet)	Tot je je afmeldt
Sollicitaties	Cv, motivatie, contactgegevens en alles wat je zelf meestuurt	Voorbereiding van een arbeidsovereenkomst op jouw verzoek; voor langer bewaren je toestemming	4 weken na afloop van de procedure, of 1 jaar met jouw toestemming
Beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze diensten	Gebruiks- en technische gegevens, zoals IP-adres en logbestanden	Gerechtvaardigd belang	13 maanden
Websitestatistieken en advertenties	Cookie- en apparaatgegevens, IP-adres, surfgedrag op onze site	Toestemming via de cookiebanner (noodzakelijke cookies: geen toestemming nodig)	Zie de Cookieverklaring
Cameratoezicht en toegangsregistratie op onze locaties	Camerabeelden, toegangsregistraties (wie, waar, wanneer)	Gerechtvaardigd belang (veiligheid van mensen en eigendommen)	Zie het protocol cameratoezicht en toegangsregistratie op de locatie

Gegevens die we nodig hebben om een overeenkomst te sluiten of een wettelijke verplichting na te komen, zijn verplicht. Zonder die gegevens kunnen we je niet van dienst zijn.

3. Cliëntenonderzoek (Wwft) bij een virtueel kantoor

Als we je een vestigings- of postadres ter beschikking stellen, zijn we op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht een cliëntenonderzoek te doen.

Welke gegevens. Identiteitsgegevens van jou en van de bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van je onderneming, gegevens uit het Handelsregister en het UBO-register, de uitkomst van de controle op sanctielijsten, politiek prominente functies en negatieve berichtgeving, de verificatie van je identiteit, je antwoorden in het onboardingportaal, en de rekening waarvan de eerste betaling is gedaan.

Identiteitsverificatie. Voor de verificatie van je identiteit gebruiken we een gespecialiseerde dienstverlener. Daarbij vergelijken we een foto of korte video van je gezicht met de foto op je identiteitsbewijs (biometrische verificatie en een echtheidscontrole). Dat doen we alleen met je uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG), die je in de aanvraag geeft. Geef je die toestemming niet, neem dan contact met ons op voor een andere manier van identificeren.

Bron. Gegevens die je niet zelf aan ons geeft, zoals gegevens uit het Handelsregister en het UBO-register en de uitkomst van de sanctie- en PEP-screening van bestuurders, vertegenwoordigers en UBO’s, komen uit het betreffende openbare register of van de dienstverlener die de screening voor ons doet (art. 14 lid 2 sub f AVG).

Doel en grondslag. Uitsluitend het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme. De grondslag is een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG, in samenhang met art. 3 Wwft). We gebruiken deze gegevens niet voor andere doelen (art. 34a Wwft).

Verplicht. Het verstrekken van deze gegevens is een wettelijke voorwaarde om de zakelijke relatie aan te gaan of voort te zetten. Zonder deze gegevens mogen we je geen virtueel kantoor of andere dienst leveren (art. 13 lid 2 sub e AVG).

Ontvangers. Een gespecialiseerde dienstverlener voor identiteitsverificatie en een gespecialiseerde dienstverlener voor registergegevens en sanctie-, PEP- en negatieve-berichtgevingsscreening, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben. Daarnaast de Financial Intelligence Unit Nederland en de Belastingdienst/Bureau Toezicht Wwft, voor zover de wet ons daartoe verplicht, waaronder het melden van ongebruikelijke transacties (art. 16 Wwft).

Bewaartermijn. Tot 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie (art. 33 Wwft). Daarna verwijderen we de gegevens.

Je rechten. Je kunt de rechten uit paragraaf 9 gebruiken. Die rechten kunnen beperkt zijn voor zover de Wwft dat voorschrijft. Vragen over het cliëntenonderzoek stel je aan compliance@elementoffices.nl.

4. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen voor zover dat nodig is, met deze categorieën ontvangers:

• IT- en hostingdienstverleners, waaronder de leveranciers van ons CRM-systeem, onze e-mail- en documentomgeving en de hosting van de website in Nederland;
• de aanbieder van onze boekings- en portaalsoftware (ledenportaal, huurdersportaal en huurders-app);
• onze betaaldienstaanbieder en de leverancier van ons boekhoudsysteem;
• de aanbieders van onze AI-assistent Elle;
• dienstverleners voor identiteitsverificatie en screening in het kader van de Wwft (zie paragraaf 3);
• de aanbieder van ons camera- en toegangscontrolesysteem;
• een extern incassobureau, als een betaling uitblijft;
• onze accountant en andere professionele adviseurs;
• de vennootschappen binnen de Element-groep die bij jouw overeenkomst betrokken zijn;
• instanties, als de wet ons daartoe verplicht.

Met verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst. Wil je weten welke partijen dit precies zijn? Vraag het overzicht op via legal@elementoffices.nl.

Voor statistieken en advertenties werken we, alleen na je toestemming via de cookiebanner, met Google (Tag Manager, Analytics en Ads), Meta en LinkedIn. Je toestemming leggen we vast met Cookiebot (Usercentrics). Zie de Cookieverklaring.

5. Elle, onze AI-assistent

Op de website en aan de telefoon kun je praten met Elle. Elle is een AI-assistent, geen mens; dat zegt ze ook aan het begin van elk gesprek (art. 50 lid 1 AI-verordening). Elle beantwoordt vragen over onze locaties en diensten en kan een rondleiding of terugbelverzoek voor je klaarzetten. Vraag je om informatie per e-mail of om contact, dan maakt Elle een taak voor een collega; die neemt contact met je op.

• Elle neemt geen besluiten over jou. Een offerte, contract of beoordeling doet altijd een medewerker.
• Wil je liever een mens spreken? Zeg het tegen Elle, bel tijdens kantoortijd of mail info@elementoffices.nl.
• Deel in het gesprek geen gevoelige gegevens, zoals je BSN, wachtwoorden of medische informatie.
• Je gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen van anderen te trainen.
• Chatgesprekken en telefoonopnames met Elle bewaren we 30 dagen.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of slaan gegevens daar op. Dat gebeurt alleen als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van de waarborgen kun je opvragen via legal@elementoffices.nl.

7. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Analytische en marketingcookies plaatsen we alleen na jouw toestemming. Je keuze pas je altijd aan via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Meer informatie staat in onze Cookieverklaring.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden, toegangsbeheer met tweestapsverificatie en toegang op basis van functie. Alleen medewerkers die je gegevens nodig hebben voor hun werk, kunnen erbij. Volledige veiligheid van gegevens die via internet worden verstuurd, kan niemand garanderen.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar legal@elementoffices.nl. We reageren binnen vier weken. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen. Stuur daarvoor nooit zomaar een kopie van je paspoort mee; we laten je weten wat nodig is.

Afmelden voor onze nieuwsbrief en berichten in de app kan altijd via de afmeldlink in elke e-mail of via de instellingen in de app.

10. Klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via legal@elementoffices.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste wijziging was. De actuele versie staat altijd op onze website.