Hybride vergaderen: zo krijgt iedereen een stem

Bij hybride vergaderen zit een deel van de mensen aan tafel en doet een deel online mee. Dat lukt alleen als het geluid goed is, iedereen elkaar kan zien en de voorzitter de online deelnemers actief betrekt. Test de techniek vooraf en spreek een paar vaste regels af.

Vijf mensen aan tafel, drie op een scherm. Het klinkt als de normaalste zaak van de wereld, maar wie weleens vanuit huis bij zo’n overleg zat, kent het: je hoort de helft niet, niemand kijkt naar de camera en als je iets wilt zeggen, is het onderwerp al voorbij. Hybride vergaderen vraagt meer voorbereiding dan een gewoon overleg. Met deze tips krijgt iedereen een stem.

Wat is hybride vergaderen?

Bij een hybride vergadering zit een deel van de deelnemers samen in een ruimte en doet een deel online mee, via Teams, Zoom of een ander programma. Het verschil met een gewone online vergadering: niet iedereen zit achter zijn eigen scherm. Juist dat maakt het lastig, want de mensen in de ruimte hebben vanzelf een voorsprong.

Geluid gaat voor beeld

Online deelnemers kunnen een wazig beeld best hebben. Slecht geluid niet. Als ze niet verstaan wat er gezegd wordt, haken ze af.

• Gebruik een goede microfoon in het midden van de tafel, of een systeem dat de hele ruimte oppikt. De microfoon van één laptop aan het eind van de tafel is niet genoeg.
• Eén geluidsbron in de ruimte. Laten meerdere mensen in de zaal hun laptop meedoen, zet dan hun microfoon en speakers uit. Anders krijg je rondzingend geluid.
• Een rustige ruimte met deur dicht helpt. Galm en achtergrondgeluid hoor je online dubbel zo hard.

Zorg dat iedereen elkaar ziet

• Een camera die de hele tafel in beeld heeft, liefst bij het scherm, zodat het lijkt alsof je de online deelnemers aankijkt.
• Een groot scherm in de ruimte, zodat de online deelnemers op ware grootte aan tafel zitten in plaats van in een hoekje van een laptop.
• Deel stukken digitaal. Wat op een whiteboard staat, is online vaak niet te lezen. Werk in een gedeeld document of deel je scherm.

De rol van de voorzitter

Techniek is de helft. De andere helft is hoe je het gesprek leidt.

• Begin met de online deelnemers. Laat hen als eerste reageren bij een rondje. Zo voorkom je dat ze steeds als laatste aan de beurt zijn.
• Benoem wie er spreekt. Online is niet altijd te zien wie er aan tafel praat.
• Houd de chat in de gaten, of vraag iemand in de zaal om dat te doen.
• Spreek handopsteken af, ook in de zaal. Dan gelden voor iedereen dezelfde regels.
• Vat besluiten samen aan het eind van elk onderwerp. Dat helpt iedereen, maar vooral wie online meekijkt.

Test vooraf

Kom tien minuten eerder. Sluit je laptop aan, start de vergadering en bel even in met je telefoon om te horen hoe het klinkt. Zo los je problemen op voordat er acht mensen wachten.

Kies de juiste ruimte

Niet elke ruimte is geschikt voor hybride vergaderen. Let bij het boeken op:

• een scherm waarop je je laptop kunt aansluiten;
• een stabiele internetverbinding;
• een ruimte waar het rustig is en geluid niet galmt;
• genoeg plek voor iedereen aan tafel, met de camera in het zicht.

Vraag bij het boeken welke techniek er in de ruimte is, en wat je zelf moet meenemen. Meer tips voor het kiezen van een ruimte lees je in Vergaderruimte kiezen: waar let je op?

Liever iedereen samen?

Soms is hybride niet de beste keuze. Bij een lastig gesprek, een brainstorm of een kennismaking werkt samen in één ruimte vaak beter. Spreek dan een vaste dag af waarop iedereen komt. Hoe je dat combineert met thuiswerken, lees je in Hybride werken: hoeveel kantoor heb je nog nodig?

Vergaderen bij Element Offices

Op onze locaties vind je vergaderruimtes voor kleine en grotere groepen. Per ruimte zie je wat erbij hoort, en op locaties met een receptie worden je gasten daar ontvangen. Bekijk de ruimtes op Vergaderruimte huren.

Veelgestelde vragen