Vergaderruimte kiezen: waar let je op?

Kies een vergaderruimte op basis van het aantal deelnemers, het soort overleg en de bereikbaarheid. Kijk naar de opstelling, de techniek en wie je gasten ontvangt. Zet alles op een lijstje voordat je boekt, dan kom je op de dag zelf niet voor verrassingen te staan.

Een goede vergadering begint bij de ruimte. Te krap en iedereen zit op elkaars lip. Te groot en het voelt leeg en afstandelijk. Een scherm dat niet werkt kost een kwartier en de concentratie van de hele groep. Met een paar vragen vooraf kies je een vergaderruimte die past bij wat je wilt bereiken.

Wat voor overleg is het?

Begin bij het doel. Een wekelijks teamoverleg vraagt iets anders dan een sollicitatiegesprek, een presentatie voor een klant of een brainstorm.

• Kort overleg of gesprek met twee of drie mensen: een kleine ruimte met een tafel en een scherm is genoeg.
• Teamoverleg of klantafspraak: een vergaderruimte waar iedereen elkaar kan zien, met een scherm om iets te delen.
• Presentatie of training: een ruimte waar iedereen het scherm goed ziet, met ruimte voor de spreker.
• Brainstorm of workshop: ruimte om te staan en te schrijven, met whiteboard of flip-over.

Het doel bepaalt ook hoe lang je de ruimte nodig hebt. Een gesprek van een uur boek je anders dan een dag met je team.

Hoe groot moet een vergaderruimte zijn?

Tel het aantal deelnemers en kijk dan naar de capaciteit van de ruimte. Die capaciteit gaat meestal uit van een vaste opstelling. Een ruimte voor tien personen aan één tafel is in theateropstelling soms geschikt voor meer, en in U-vorm voor minder.

Kies liever iets ruimer als je twijfelt. Mensen willen hun laptop kwijt, een kop koffie neerzetten en even kunnen opstaan. Een volle ruimte voelt na een uur benauwd.

Welke opstelling bij welk soort overleg past, lees je in Welke zaalopstelling past bij jouw meeting?

Techniek: wat heb je nodig?

Vraag van tevoren wat er in de ruimte staat en probeer het als het kan even uit voordat je begint. Denk aan:

• een scherm of beamer, en hoe je je laptop aansluit;
• wifi voor jou en je gasten;
• een camera en microfoon als er mensen online meedoen;
• whiteboard of flip-over.

Doen er mensen op afstand mee, dan wordt geluid belangrijker dan beeld. Een goede microfoon in het midden van de tafel maakt meer verschil dan een groot scherm. Meer daarover in Hybride vergaderen: zo krijgt iedereen een stem.

Bereikbaarheid en ontvangst

Kies een plek die voor de meeste deelnemers goed bereikbaar is. Kijk naar de reistijd met openbaar vervoer en met de auto, en of er parkeerplek is. Een vergaderruimte in het centrum van de stad is fijn met de trein, maar lastiger als iedereen met de auto komt.

Let ook op de ontvangst. Komen er klanten of kandidaten, dan wil je dat iemand ze welkom heet en de weg wijst. Dat geeft een betere eerste indruk dan een deur met een code.

Wat zit er bij de huur?

Vraag wat inbegrepen is en wat je erbij kunt bestellen. Bij de ene vergaderruimte horen water en wifi standaard, bij de andere betaal je overal apart voor. Vraag ook of je per uur kunt huren of alleen per dagdeel, en wat er gebeurt als je uitloopt.

Lijstje voor je boeking

Loop deze punten na voordat je boekt:

1. Datum, begin- en eindtijd, met wat ruimte ervoor en erna.
2. Aantal deelnemers, en of er iemand online meedoet.
3. Gewenste opstelling.
4. Techniek: scherm, camera, microfoon, whiteboard.
5. Bereikbaarheid en parkeren voor de deelnemers.
6. Wie je gasten ontvangt en hoe ze de ruimte vinden.
7. Wat er bij de prijs zit en wat je apart regelt.

Organiseer je een hele dag buiten de deur, zoals een training of heidag? Lees dan ook Vergaderlocatie voor een training of heidag kiezen.

Vergaderen bij Element Offices

Op onze locaties vind je vergaderruimtes in verschillende maten, van een kleine ruimte voor een gesprek tot een zaal voor een groep. Op locaties met een receptie worden je gasten daar ontvangen. Per locatie zie je welke vergaderruimtes er zijn, voor hoeveel personen en wat erbij hoort. Kijk op Vergaderruimte huren welke ruimte bij jouw overleg past.

Veelgestelde vragen