Een UBO is de uiteindelijke eigenaar van een bedrijf: de persoon die er echt de baas is of het meeste belang in heeft. Omdat wij als aanbieder van een zakelijk adres onder de Wwft vallen, moeten we weten wie de UBO's van onze klanten zijn. Daarom vragen we ernaar bij je aanvraag.
Je vraagt een virtueel kantoor aan en krijgt vragen over je identiteit, de eigenaren van je bedrijf en je UBO. Misschien denk je: waarom wil een kantoorverhuurder dat weten? Het antwoord staat in de wet. In dit artikel leggen we uit wat een UBO is, wat de Wwft is en welke gegevens we vragen. Het is uitleg, geen juridisch advies.
Wat is een UBO?
UBO staat voor ultimate beneficial owner, in het Nederlands de uiteindelijk belanghebbende. Dat is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van een organisatie, of er de beslissingen neemt. Het gaat altijd om een mens, niet om een ander bedrijf.
Wie UBO is, hangt af van de rechtsvorm. Volgens de KvK is het onder meer:
- bij een bv: iemand met meer dan 25% van de aandelen;
- bij een vof of maatschap: iemand die voor meer dan 25% eigenaar is;
- bij een stichting of vereniging: iemand met meer dan 25% van de stemmen bij een statutenwijziging.
Is er niemand die boven die 25% uitkomt, dan gelden de hoogste leidinggevenden als UBO, zoals de bestuurders. Een eenmanszaak hoeft geen UBO’s in te schrijven: daar is de eigenaar zelf het aanspreekpunt.
Wat is het UBO-register?
Organisaties die UBO’s moeten hebben, schrijven ze in bij de KvK, in het UBO-register. Dat register is niet voor iedereen in te zien. Een UBO ziet zijn eigen gegevens, een tekenbevoegde ziet de UBO’s van zijn eigen bedrijf, en bepaalde instanties zoals de Belastingdienst kunnen meekijken.
Wat is de Wwft?
De Wwft is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De wet moet voorkomen dat criminelen geld wit kunnen wassen via bedrijven die er op papier netjes uitzien. Een bekend voorbeeld is een brievenbusfirma: een bedrijf dat alleen een adres heeft, zonder echte activiteiten.
Daarom vallen niet alleen banken en notarissen onder de Wwft, maar ook andere organisaties. Wie een zakelijk adres aanbiedt, zoals bij een virtueel kantoor, moet volgens de wet weten met wie hij zakendoet. Dat heet een cliëntenonderzoek.
Waarom vragen we naar je UBO?
Bij een cliëntenonderzoek stellen we vast wie je bent, wie er achter je bedrijf zit en wat je bedrijf doet. Als je bedrijf UBO’s heeft, moeten we weten wie dat zijn. Zo kunnen we nagaan dat het adres gebruikt wordt door een echt bedrijf, met echte mensen erachter.
Voor jou betekent het een paar extra vragen bij je aanvraag. Voor alle bedrijven op hetzelfde adres betekent het dat er geen schimmige bedrijven tussen zitten. Een adres waar dat goed geregeld is, is ook voor jouw klanten een betrouwbaar adres.
Welke gegevens vragen we?
Bij de aanvraag van een virtueel kantoor vragen we onder meer:
- de gegevens van je bedrijf, zoals je KvK-nummer;
- een geldig identiteitsbewijs van degene die de aanvraag doet;
- wie de UBO’s van je bedrijf zijn, als je bedrijf die heeft;
- wat je bedrijf doet.
Soms vragen we iets extra, bijvoorbeeld als de eigendom van je bedrijf via een andere organisatie loopt. We vragen alleen wat de wet nodig maakt.
Waarom moet ik mijn ID laten zien?
De Wwft schrijft voor dat we de identiteit van onze klant vaststellen én controleren. Een naam invullen is niet genoeg: we moeten kunnen nagaan dat jij ook echt bent wie je zegt. Daarom vragen we een geldig identiteitsbewijs.
Wat gebeurt er met je gegevens?
We gebruiken je gegevens voor het cliëntenonderzoek en voor je contract, en gaan er zorgvuldig mee om. De wet verplicht ons om ze een tijd te bewaren, ook na het einde van je contract. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.
Hoe lang duurt de controle?
Bij Element Offices vraag je een virtueel kantoor online aan. Je kiest een pakket, vult je gegevens in en betaalt. Daarna controleren we je gegevens; dat duurt maximaal drie werkdagen. Is alles in orde, dan onderteken je je contract online. Hoe een virtueel kantoor werkt, lees je in Wat is een virtueel kantoor en wat krijg je ervoor?. De pakketten zie je op Virtueel kantoor huren.
Veelgestelde vragen
Wat is een UBO?
De uiteindelijk belanghebbende van een organisatie: de persoon die er uiteindelijk eigenaar van is of de beslissingen neemt. Bij een bv is dat bijvoorbeeld iemand met meer dan 25% van de aandelen.
Waarom moet ik mijn ID laten zien?
Omdat de Wwft ons verplicht je identiteit vast te stellen en te controleren. Met een geldig identiteitsbewijs kunnen we nagaan dat jij bent wie je zegt.
Heeft mijn eenmanszaak een UBO?
Een eenmanszaak hoeft geen UBO’s in te schrijven in het UBO-register. We vragen dan wel naar jou als eigenaar en naar je identiteitsbewijs.
