Met een virtueel kantoor gebruik je het adres van een businesscenter als zakelijk adres, zonder daar een kantoor te huren. Je post komt daar binnen. Met een uitgebreider pakket kun je je bedrijf er ook inschrijven bij de KvK en er af en toe werken.
Je werkt vanuit huis, onderweg of bij klanten. Een eigen kantoor heb je niet nodig. Maar een zakelijk adres wel: voor je website, je facturen en je inschrijving bij de KvK. Daar is een virtueel kantoor voor. Wat krijg je precies, voor wie is het handig en hoe vraag je het aan?
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor is een zakelijk adres zonder fysiek kantoor. Je gebruikt het adres van een businesscenter als adres van je bedrijf. Daar komt je post binnen, en het businesscenter neemt die voor je aan. Je huurt er geen eigen ruimte, en je betaalt dus ook niet voor meters die je niet gebruikt.
Het woord “virtueel” is eigenlijk wat misleidend. Het adres is echt, het gebouw ook, en er zit een receptie die je post aanneemt.
Wat krijg je ervoor?
Dat verschilt per aanbieder en per pakket. Meestal gaat het om:
- Een zakelijk postadres dat je op je website, facturen en visitekaartjes zet.
- Postverwerking: je post komt binnen bij de receptie. Je haalt hem op, of laat hem doorsturen of scannen.
- Een vestigingsadres voor de KvK, bij sommige pakketten. Dan schrijf je je bedrijf in op dat adres.
- Een plek om te werken of te vergaderen, als je dat af en toe nodig hebt.
Vergelijk je aanbieders, vraag dan altijd welk adres je precies krijgt: alleen een postadres, of ook een vestigingsadres. Vraag ook waar je post binnenkomt en of er iemand is die hem aanneemt.
Postadres of vestigingsadres
Dit is het belangrijkste verschil tussen de pakketten. Een postadres is alleen het adres waar je post binnenkomt. Een vestigingsadres is het adres waar je bedrijf staat ingeschreven en waar je werkt. De KvK accepteert een adres in een bedrijfsverzamelgebouw alleen als vestigingsadres als je er echt werkt. Hoe dat zit, lees je in Vestigingsadres bij de KvK: wat mag wel en niet?
Voor wie is een virtueel kantoor handig?
- Je werkt vanuit huis en wilt je huisadres niet op je website en facturen. Lees ook Zakelijk postadres: zo scherm je je woonadres af.
- Je bent net gestart en wilt een professioneel adres zonder vaste kosten voor een kantoor.
- Je werkt veel onderweg of bij klanten, en hebt een vast adres nodig voor je post.
- Je wilt een adres in een andere stad, bijvoorbeeld omdat je daar klanten hebt.
Waarom controleert de aanbieder je gegevens?
Wie een zakelijk adres aanbiedt, moet volgens de wet weten met wie hij zakendoet. Dat staat in de Wwft, de wet tegen witwassen en terrorismefinanciering. Daarom vraagt de aanbieder bij je aanvraag naar je bedrijfsgegevens, je identiteit en de uiteindelijke eigenaren van je bedrijf. Wat dat laatste betekent, lees je in Wat is een UBO en waarom vragen we erom?
Zo vraag je het aan
Bij Element Offices vraag je een virtueel kantoor online aan, in vijf stappen:
- Kies je pakket en de locatie.
- Vul je gegevens in en die van je bedrijf.
- Betaal online.
- Wij controleren je gegevens, zoals de Wwft voorschrijft. Dat duurt maximaal drie werkdagen.
- Onderteken je contract online.
Een virtueel kantoor bij Element Offices
We hebben twee pakketten. Het virtueel kantoor is een zakelijk postadres met postverwerking. Het virtueel kantoor+ geeft je daarnaast een vestigingsadres waarmee je je bedrijf inschrijft bij de KvK, en je kunt werken in The Club, de gedeelde werkruimte van het pand, tijdens de openingstijden van de receptie. Een virtueel kantoor kan op onze locaties met een receptie, want daar komt je post binnen. Heb je een afspraak met een klant, dan boek je er een vergaderruimte bij. Bekijk de pakketten en locaties op Virtueel kantoor huren.
Veelgestelde vragen
Wat is een virtueel kantoor?
Een zakelijk adres zonder fysiek kantoor. Je gebruikt het adres van een businesscenter voor je bedrijf, en je post komt daar binnen. Met een uitgebreider pakket schrijf je je bedrijf er ook in bij de KvK.
Krijg ik ook post op mijn virtuele adres?
Ja, dat is de kern van een virtueel kantoor. Bij Element Offices komt je post binnen bij de receptie van je locatie. Je haalt hem daar op, of laat hem als extra optie doorsturen of scannen.
Kan ik mijn bedrijf inschrijven op het adres van een virtueel kantoor?
Alleen als het pakket een vestigingsadres geeft en je er ook echt kunt werken. Bij Element Offices kan dat met het virtueel kantoor+. De KvK beoordeelt je inschrijving zelf.
