Bij het huren van kantoorruimte let je op meer dan de vierkante meters. Kijk naar de locatie, de looptijd van het contract, wat er in de maandprijs zit en welke ruimtes je deelt. En ga altijd kijken voordat je tekent.
Een nieuw kantoor zoeken lijkt simpel: je kijkt hoeveel mensen er moeten zitten, zoekt iets in de buurt en tekent. In de praktijk zit het verschil in de details. Een contract dat je niet kunt opzeggen als je team krimpt. Een maandprijs waar de helft niet in zit. Een pand waar je klanten niet kunnen parkeren. Met deze acht punten vergelijk je kantoren op wat er echt toe doet.
1. De locatie: voor wie moet het makkelijk zijn?
Begin bij de mensen die er komen. Hoe reist je team, en waar wonen ze? Ontvang je vaak klanten, dan telt ook hun reistijd mee. Kijk naar het openbaar vervoer, de afstand tot de snelweg en of er parkeerplek is, voor jezelf en voor bezoekers. Een kantoor dat op papier mooi is maar voor de helft van je team een uur extra reizen betekent, ga je merken.
2. Hoeveel ruimte heb je echt nodig?
Tel niet alleen werkplekken, maar kijk hoe je werkt. Zitten mensen elke dag op kantoor, of deels thuis? Hoeveel overleg is er, en heb je daarvoor een eigen ruimte nodig of kun je een vergaderruimte boeken? Let bij het vergelijken ook op hoe de meters worden geteld. Het verschil tussen netto en verhuurbaar vloeroppervlak lees je in VVO, BVO en NEN 2580: vierkante meters uitgelegd. Werkt je team hybride, dan helpt Hybride werken: hoeveel kantoor heb je nog nodig?
3. Looptijd en opzegtermijn
Hoe lang zit je eraan vast, en wat gebeurt er als je eerder weg wilt? Bij een klassiek huurcontract voor kantoorruimte teken je vaak voor meerdere jaren. In een businesscenter kan het korter. Lees de opzegtermijn, en kijk of je tussentijds kunt uitbreiden of inkrimpen. Meer over contracten en opzeggen lees je in Huurcontract bedrijfsruimte: looptijd en opzeggen.
4. Wat zit er in de maandprijs?
Dit is waar kantoren het meest van elkaar verschillen. Bij de ene huur je kale meters en betaal je energie, schoonmaak, internet en servicekosten apart. Bij de andere zit veel daarvan al in één bedrag. Vraag per kantoor een lijstje van wat inbegrepen is en wat niet. Denk aan:
- energie en servicekosten;
- schoonmaak van je eigen kantoor en van de gedeelde ruimtes;
- internet;
- gebruik van vergaderruimtes, en of je die per keer betaalt;
- meubilair, als je dat niet zelf meeneemt.
Zo vergelijk je de kosten van een kantoor eerlijk, en kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.
5. Gedeelde ruimtes
In een businesscenter deel je een deel van het gebouw met andere bedrijven: een lounge, pantry, vergaderruimtes. Dat scheelt eigen meters, want je hoeft geen eigen vergaderzaal of keuken te huren. Kijk wel hoe die ruimtes eruitzien en hoe druk het er is. Is er altijd een vergaderruimte vrij als je hem nodig hebt? Waar lunch je? Wat een businesscenter verder regelt, lees je in Wat is een businesscenter en wat regelt het voor je?
6. Toegang en openingstijden
Wanneer kun je in het gebouw? Werk je weleens ’s avonds of in het weekend, dan wil je dat je er altijd in kunt. Vraag ook naar de openingstijden van de receptie: wanneer worden je gasten ontvangen en wordt je post aangenomen? Dat zijn twee verschillende dingen, dus vraag ze allebei na.
7. Ruimte om te groeien
Een team groeit niet netjes per jaar. Vraag of er kantoren naast het jouwe zijn, en of je kunt verhuizen naar een grotere ruimte in hetzelfde pand zonder een nieuw contract van jaren. Andersom geldt hetzelfde: wat als je minder plek nodig hebt?
8. De sfeer: ga kijken
Foto’s vertellen niet alles. Loop een keer door het gebouw. Hoe word je ontvangen? Is het er licht, rustig, schoon? Wie zitten er nog meer? Een kantoor waar je graag naartoe gaat, maakt meer verschil dan een paar euro per maand.
Checklist voor de bezichtiging
- Hoe kom ik er met ov en auto, en waar parkeren bezoekers?
- Hoeveel werkplekken passen er, en hoe zijn de meters geteld?
- Wat is de looptijd en de opzegtermijn?
- Wat zit er in de maandprijs, en wat betaal ik apart?
- Welke ruimtes deel ik, en hoe boek ik een vergaderruimte?
- Wanneer kan ik in het gebouw, en wanneer is de receptie open?
- Kan ik later uitbreiden of kleiner gaan?
- Is er meubilair, of neem ik dat zelf mee?
Twijfel je tussen een kantoor en een ander type ruimte? Lees dan ook Bedrijfsruimte of kantoorruimte huren: wat is het verschil?
Kantoorruimte huren bij Element Offices
Bij Element Offices huur je een eigen kantoor in een businesscenter, van één werkplek tot een verdieping. Je huurt vanaf een maand, en de meeste kantoren voor een jaar of korter. Als kantoorhuurder kun je er dag en nacht in, ook in het weekend. Wat er bij een kantoor in de maandprijs zit, zie je bij het kantoor of hoor je tijdens de rondleiding. Bekijk het aanbod op Kantoorruimte huren of kies een van onze locaties en plan een rondleiding.
Veelgestelde vragen
Hoe lang loopt een huurcontract voor een kantoor?
Dat verschilt sterk. Bij een klassiek huurcontract teken je vaak voor meerdere jaren. In een businesscenter kan het korter: bij Element Offices huur je vanaf een maand, en de meeste kantoren voor een jaar of korter.
Kan ik eerst komen kijken?
Ja, en dat raden we ook aan. Plan een rondleiding op de locatie die je interesseert. Je ziet dan het kantoor, de gedeelde ruimtes en hoe het er op een gewone werkdag aan toe gaat.
Wat kost een kantoor huren?
Dat hangt af van de locatie, de grootte en wat er in de prijs zit. Vergelijk daarom niet alleen het bedrag, maar ook wat je ervoor krijgt: servicekosten, schoonmaak, internet en gedeelde ruimtes kunnen inbegrepen zijn of apart komen.
