Bij hybride werken heb je vaak minder werkplekken nodig dan je medewerkers hebt. Ga uit van het aantal mensen op je drukste dag, niet van het totaal. Reken ruimte voor overleg mee en kies een kantoor dat mee kan groeien of krimpen.
Sinds veel teams een deel van de week thuiswerken, staat op kantoor vaak de helft van de bureaus leeg. Op dinsdag is het juist te vol. Wie een nieuw kantoor zoekt, vraagt zich dan af: hoeveel ruimte hebben we eigenlijk nog nodig? Dit artikel helpt je die vraag te beantwoorden.
Wat is hybride werken?
Hybride werken betekent dat je een deel van de week op kantoor werkt en een deel ergens anders, meestal thuis. Hoe die verdeling eruitziet, verschilt per bedrijf. Sommige teams spreken vaste kantoordagen af, andere laten het aan de medewerker over.
Voor je kantoor heeft dat gevolgen. Niet iedereen is er tegelijk, maar op de dagen dat het team samenkomt wil je wel genoeg plek hebben. En die dagen draaien vaak om overleg, niet om stil werk.
Hoeveel werkplekken heb je nodig bij hybride werken?
Begin niet bij het aantal medewerkers, maar bij het aantal mensen dat op een drukke dag tegelijk op kantoor is. Zo pak je het aan:
- Kijk een paar weken terug. Hoeveel mensen waren er per dag op kantoor? Welke dagen waren het drukst?
- Neem de drukste dag als basis. Op die dag moet iedereen een werkplek hebben.
- Tel er een kleine marge bij. Voor een nieuwe collega, een gast of een week met extra werk.
- Bekijk wat je kunt delen. Een flexplek of een gedeelde ruimte in het pand kan pieken opvangen.
Spreek je vaste kantoordagen af, dan is je drukste dag waarschijnlijk die vaste dag. Laat je het vrij, dan verspreidt het zich meer en heb je vaak minder werkplekken nodig.
Op zoek naar een kantoor dat meebeweegt?
Bekijk kantoren en vraag een voorstel op maat
Reken overleg mee
Op kantoordagen wordt er veel overlegd. Dat vraagt om ruimte waar je samen aan tafel kunt, en om plekken om te bellen met collega’s die thuis zitten. Een kantoor met alleen bureaus is bij hybride werken al snel te weinig.
Je hoeft die ruimte niet allemaal zelf te huren. In een businesscenter boek je een vergaderruimte als je hem nodig hebt. Dat scheelt eigen meters, en je betaalt alleen voor de keren dat je hem gebruikt. Waar je op let bij het boeken, staat in Vergaderruimte kiezen: waar let je op?
Hoeveel vierkante meter?
Weet je hoeveel werkplekken je nodig hebt, dan kun je naar de meters kijken. Let op welke maat een aanbieder gebruikt: VVO, netto meters of iets anders. In VVO, BVO en NEN 2580: vierkante meters uitgelegd lees je wat het verschil is en hoe je kantoren eerlijk vergelijkt.
Vaak is het handiger om naar het aantal werkplekken van een kantoor te kijken dan naar de meters alleen. Twee kantoren met dezelfde VVO kunnen door de vorm van de ruimte een ander aantal bureaus kwijt.
Hoe blijf je flexibel als je team groeit?
Bij hybride werken verandert de behoefte sneller dan vroeger. Een team groeit, een project eindigt, de afspraken over thuiswerken veranderen. Een huurcontract van vijf jaar past daar slecht bij.
Let daarom op deze punten:
- Looptijd. Hoe lang zit je vast? Een kortere looptijd geeft ruimte om bij te sturen.
- Uitbreiden. Kun je er een kantoor naast bij huren als het team groeit? Kantoren op dezelfde etage met aansluitende nummers liggen vaak naast elkaar en zijn soms te combineren.
- Kleiner gaan. Kun je overstappen naar een kleiner kantoor in hetzelfde gebouw als je minder ruimte nodig hebt?
- Gedeelde ruimtes. Kunnen medewerkers op drukke dagen uitwijken naar een flexplek of lounge in het pand?
Of je ook met minder kantoor toe kunt, of zelfs zonder, lees je in Kantoor aan huis of een werkplek buiten de deur?
Hybride werken bij Element Offices
Bij Element Offices huur je een kantoor dat past bij het aantal werkplekken dat je nu nodig hebt, van één werkplek tot een hele verdieping. De looptijd verschilt per contract: huren kan vanaf een maand, en kantoren huur je meestal voor een jaar of korter. Groeit je team, dan kijken we of er een kantoor naast het jouwe vrij is om te combineren. Onze salesmedewerker maakt dan een voorstel. In het pand deel je de gedeelde ruimtes en vergaderruimtes met andere huurders, en als kantoorhuurder kun je er altijd in.
Wil je weten wat past? Vraag een voorstel op maat aan via Kantoorruimte huren, of plan een rondleiding.
Veelgestelde vragen
Hoeveel werkplekken heb je nodig bij hybride werken?
Ga uit van het aantal mensen dat op je drukste dag tegelijk op kantoor is, niet van het totale aantal medewerkers. Tel er een kleine marge bij en kijk wat je kunt opvangen met gedeelde ruimtes.
Hoe blijf je flexibel als je team groeit?
Kies een kortere looptijd en een aanbieder waar je kunt uitbreiden of kleiner gaan in hetzelfde gebouw. Vraag of kantoren te combineren zijn en of je op drukke dagen een flexplek of vergaderruimte kunt bijboeken.
Heb je bij hybride werken nog wel een kantoor nodig?
Voor de meeste teams wel. Kantoordagen draaien om samenwerken en overleg, en dat gaat makkelijker op één plek. Wel heb je vaak minder werkplekken nodig dan vroeger.
